DIGITALIZAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO DE NATAL GERA EFICIÊNCIA, TRANSPARÊNCIA E ECONOMIA DE RECURSOS

Secretário de Administração de Natal, Breno Queiroga, explica como a capital transformou um prédio antigo alugado com milhares de caixas em um acervo digital, organizado e eficiente. Tudo graças ao trabalho da Arquivar, uma empresa que faz parte do Grupo G Trigueiro.

Quando o atual secretário de Administração de Natal, Breno Queiroga, assumiu o cargo, no início de 2025, para uma pessoa conseguir um documento no Arquivo Público da capital era preciso ter paciência, no mínimo.

"Se o cidadão precisasse de uma planta para fazer um empreendimento ele tinha que pegar o carro dele e ir lá no prédio (do Arquivo) na Ribeira. Botava um funcionário da Prefeitura dentro do carro, pegava esse funcionário com essa planta dele, ia em alguma empresa, digitalizava ou tirava a cópia e voltava para devolver esse documento no local", descreve Breno.

Essa operação envolvia ainda uma busca em meio a milhares de caixas. Tudo isso mudou. "Hoje em dia o cidadão manda um e-mail para prefeitura do Natal e automaticamente ele já recebe o documento digitalizado", afirma o secretário.

Essa mudança, que reduziu a burocracia, aumentou a eficiência do serviço, deu mais transparência e gerou economia de recursos públicos, só foi possível porque a Prefeitura investiu em digitalização, marca da atual gestão. E também, principalmente, porque conta com o trabalho de excelência da Arquivar, uma empresa do Grupo G Trigueiro.

"O maior impacto (desse trabalho da Arquivar) é o fato de poder pesquisar com muita celeridade dentro dos documentos digitalizados e a organização"

Para dar uma ideia dessa economia de recursos, somente com o prédio, que era alugado, a Prefeitura gastava R$ 480 mil por ano. O local guardava cerca de 18.000 caixas que continham mais de 1,5 milhão de documentos. Esse custo ficou para trás.

E deu lugar a um tratamento adequado para o acervo de documentos públicos, garantindo a preservação adequada dos que exigem isso e o descarte daqueles que não precisam ser guardados, de acordo com a lei.

"Uma das coisas mais interessantes da Arquivar foi o fato de fazerem todo esse levantamento e dentro da legislação vigente, realizar o descarte daqueles documentos que não eram mais necessários de estarem aqui. Digitalizar só o que de fato era importante para o município", aponta.

E complementa: "Eu achei muito bacana também o trabalho, que isso tá dentro das normas da legislação vigente, que o que não precisava guardar, foi descartado. O que precisava guardar, foi guardado e digitalizado. E algumas coisas a gente pode digitalizar e destruir".

Esse processo é viabilizado pelo Projeto GEDIC, metodologia criada e patenteada pela Arquivar, que assegura a correta gestão, digitalização e destinação dos documentos em conformidade com a legislação vigente.

O secretário explica que "hoje em dia todas as caixas estão sob a guarda da Arquivar e estão sendo digitalizadas gradativamente dentro do contrato". "E os servidores que estavam atuando nessas áreas, alguns se aposentaram e não foi preciso contratar novos servidores. E os outros foram realocados para outras atividades", explica.

Breno Queiroga conta que descobriu à Arquivar Natal por meio de pesquisa sobre como as grandes empresas do RN lidavam com essa questão de arquivos. "Vimos que a Arquivar tinha já alguns contratos com empresas grandes. E identificamos até uma ata disponível da Arquivar. A gente fez a adesão e fez a contratação da Arquivar através desse contrato. O diferencial foi a qualidade do serviço", assegura. O Natal Shopping, o Hospital João Machado e o Grupo Vila contam com esse serviço da Arquivar.

O secretário explica que a organização de um acervo de documentos não é tão simples. E que o prédio onde os documentos ficavam trazia alguns problemas, porque era antigo. Em caso de algum vazamento ou goteira, por exemplo, isso podia danificar as caixas. Além disso, havia setores do artigo que precisavam ser reorganizados.

"A Arquivar Natal veio, verificou todas as caixas, catalogou os documentos, colocou essas caixas dentro dos caminhões, deslocou para um depósito próprio da empresa e hoje a gente quando precisa de um documento só faz solicitar aqui e a empresa digitaliza, manda e a gente encaminha para quem tiver solicitando um documento", detalha.

Um dos principais diferenciais da Arquivar é que todos os documentos passam por digitalização com tecnologia OCR, transformando imagens em texto pesquisável e permitindo buscas rápidas e precisas por qualquer informação.

Esse processo é totalmente executado dentro do ArqGED, plataforma proprietária da Arquivar, patenteada e exclusiva no mercado, o que garante mais controle, segurança e performance na gestão documental.

Na avaliação dele, "o maior impacto (desse trabalho da Arquivar Natal) é o fato de poder pesquisar com muita celeridade dentro dos documentos digitalizados e a organização". "Porque arquivo é organização e de forma digital ali ficou muito bem organizado.

Então a gente consegue localizar facilmente os documentos que são necessários para o nosso trabalho no dia-a-dia aqui", argumenta.

"A Arquivar Natal está atendendo muito bem o contrato aqui com a Prefeitura do Natal. Está conseguindo fazer as entregas que estavam contratadas, cumprindo o contrato à risca e a gente está conseguindo fazer a entrega que nós desejávamos para os nossos servidores, para o cliente prefeitura e para o cliente cidadão também", afirma.

Ele observa ainda que para a própria Prefeitura o trabalho da Arquivar gera muitos benefícios. O primeiro é a desburocratização para investimentos: com a celeridade na busca de arquivos, o investidor não perde tempo na estruturação do projeto. Por outro lado, quando precisa organizar documentos visando um projeto ou algum edital, a Prefeitura consegue localizar tudo rapidamente. Essas vantagens só são possíveis graças a essa organização e eficiência que o trabalho da Arquivar gerou.

A Arquivar, que faz parte do ecossistema de empresas do Grupo G Trigueiro, é referência nacional em Gestão de Documentos e Processos e soluções para governança da informação. No Rio Grande do Norte, a Arquivar Natal conduziu o projeto da Gestão Estratégica de Documentos, Informação e Conhecimento Corporativo, transformando a realidade da Prefeitura de Natal, promovendo organização, conformidade legal e eficiência operacional na administração de seu acervo físico e digital.

Mais do que organizar documentos, o projeto estruturou um modelo permanente de governança da informação com respaldo legal, garantindo segurança jurídica e modernização da gestão pública em Natal.