PREFEITURA DE MACAÍBA APOSTA EM INOVAÇÃO PARA SUPERAR A BUROCRACIA

Gestão atual contratou o ePlan, sistema que padroniza e auxilia na formatação de todos os documentos exigidos por lei para compras, serviços e obras. Secretária de Planejamento conta como a Prefeitura ganhou eficiência, controle e transparência graças ao uso da ferramenta.

Além de todas as dificuldades que as prefeituras potiguares têm de enfrentar diariamente, como a falta de recursos e as dificuldades para receber repasses, há muitas outras que não aparecem tanto, mas que tornam a gestão municipal ainda mais difícil. Todos esses problemas se traduzem em atraso e prejuízos para aqueles que mais precisam: os moradores das cidades do interior do Rio Grande do Norte.

Uma dessas dificuldades diz respeito diretamente à gestão das prefeituras quando precisam comprar produtos, contratar um serviço ou realizar uma obra. Para todos esses processos, a depender do valor, sempre é exigida uma licitação ou uma dispensa desse processo. Para ambos, tudo precisa ser documentado. Esse processo já era um pouco complicado, mas após a Lei 14.133/2021 — conhecida como a "Nova Lei das Licitações" — a preparação desses processos ficou ainda mais rigorosa, exigindo a elaboração de uma série de documentos que embasam a compra. Quando esses documentos não seguem tudo o que é exigido ou não mantêm um padrão, o processo não anda e precisa voltar ao órgão de origem para ser refeito. Isso gera retrabalho e perda de eficiência. Se por acaso a equipe é nova e ainda não domina os instrumentos administrativos exigidos, a prefeitura certamente terá mais dor de cabeça.

"A gente precisava de uma ferramenta que conseguisse facilitar tanto para as secretarias alimentarem com o que que elas iam precisar, quanto para compilar tudo"

Hoje em dia, contanto, tudo isso pode ser superado por meio de inovação. Foi esse o caminho que a Prefeitura de Macaíba adotou para ganhar eficiência e produtividade. No caso deles, a ferramenta adotada foi o ePlan, uma plataforma que funciona como um auxiliar na formulação desses processos e documentos, contando inclusive com um assistente de inteligência artificial.

A secretária de Planejamento e de Governança de Macaíba, Karoline Romana Nogueira Silva Pires Pereira, explica que a pasta é responsável pela elaboração o Plano de Contratações Anual (PCA) e precisava de uma ferramenta que facilitasse a elaboração da documentação.

"A gente fica coordenando, repassa as instruções para as secretarias e coordena esse processo de elaboração do plano como um todo. E a gente precisava de uma ferramenta que conseguisse facilitar tanto para as secretarias alimentarem com o que que elas iam precisar, quanto para compilar tudo", detalha. Além disso, eles também precisavam de uma ferramenta para ajudar na elaboração dos documentos exigidos pela Nova lei das Licitações.

Essa nova legislação determinou que antes de abrir uma licitação ou fazer uma contratação direta, a prefeitura ou a secretaria precisa elaborar documentos como o Documento de Formalização da Demanda (DFD), o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e o Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB). São esses documentos, preenchidos de acordo com o exigido, que vão justificar a compra, informar os valores, os riscos, sua necessidade e tudo mais necessário para o processo seguir dentro do que exigem as leis e os órgãos fiscalizadores, como os Tribunais de Contas.

A secretária de Planejamento de Macaíba conta que eles usam o ePlan há cerca de um ano e que ele tem ajudado muito, auxiliando na elaboração de documentos, mantendo o padrão desses documentos e possibilitando que em um único local possa ser verificado o andamento de tudo o que a Prefeitura está realizando. “Ele já tem no sistema modelos prontos. E tem várias ajudas dentro do sistema, até com formatos de texto, de trazer exemplificações de textos para você não precisar criar do zero", exemplifica.

A secretária conta que antes todos os processos eram centralizados na Seplag, mas que isso gerava burocracia. “A gente não estava conseguindo ter uma fluência boa de processos", diz. A partir daí, ficou estabelecido que cada secretário seria responsável por aprovar os documentos de suas secretarias. "Para esse processo ficar mais rápido, a gente descentralizou. A gente conversou com o pessoal da empresa do ePlan, e eles conseguiram fazer essa descentralização para as secretarias", conta, mostrando como o sistema pode ser adaptado para a realidade de cada prefeitura.

Na avaliação da secretária a maior vantagem de usar o ePlan está na padronização dos documentos e processos. “Eu acho que um dos maiores pontos positivos do sistema é manter o padrão de formatação do que se tem que ter nesses instrumentos. Porque antes cada um fazia do seu formato e os processos não tinham um padrão. E aí quando chegava na Controladoria, por exemplo, quando estava faltando uma informação, a Control voltava o processo e você tinha de começar tudo de novo, porque não tinha esse padrão. Agora, a gente tem algo que é padronizado, que tem que ter as informações que estão ali dentro do sistema", afirma.

Karoline Romana acredita que a aquisição do ePlan trouxe ganhos reais para a administração de Macaíba. “Eu avalio que é um ganho sim. A gente conseguindo utilizá-lo com tudo o que ele oferece, conseguindo aproveitar tudo o que o sistema oferece, é um ganho para o município", avalia.

Há ainda outras duas vantagens que a secretária destaca. A primeira é a facilidade de acompanhamento dos processos que o ePlan possibilita; de sua sala, com sua senha, ela consegue acessar tudo o que está sendo feito pelas secretarias. “Eu consigo visualizar quais são os ETPs que as secretárias estão fazendo, quais são os DFDs, quais os TRs que eles estão fazendo", relata. A outra vantagem é o tempo. Como as ferramentas ficam disponíveis, foi superada a dificuldade de precisar fazer, por exemplo, um termo de referência e não saber por onde começar. Da mesma maneira foi agilizada a produção de documentos do tipo porque o ePlan auxilia essas tarefas. De acordo com informações da empresa responsável pelo sistema, a redução no tempo de preparação dos processos de contratação chega a 60%; e os órgãos que adotaram o sistema relatam queda significativa no número de apontamentos feitos por Tribunais de Contas e outros órgãos de controle.

Para os próximos meses, a secretária prevê a melhoria e o aperfeiçoamento do uso da ferramenta pela Prefeitura de Macaíba. A ideia é torná-la cada vez mais personalizada para as necessidades que a gestão possui. “O próximo passo é identificar um pouco mais o que a gente pode melhorar para dar uma maior fluidez no processo", diz. E acrescenta: “Eu recomendo a utilização do ePlan porque acho que é algo que pode nos ajudar a facilitar. Acho que tempo é ouro, é dinheiro, e facilitando, diminuindo aí um dia, dois dias de trabalho, já é algo bem positivo".

O QUE UMA PREFEITURA GANHA AO USAR O EPLAN?

Redução expressiva no tempo de trabalho
A preparação de documentos técnicos (como DFD, ETP e TR) sem suporte tecnológico é complexa e pode demorar semanas. O sistema automatiza etapas e reduz o tempo total desse fluxo em até 60%, facilitando a atuação de prefeituras que lidam com equipes reduzidas e precisam correr contra os prazos do calendário orçamentário.

Minimização de falhas e maior segurança jurídica
Especialmente em municípios menores, os servidores acumulam funções técnicas e administrativas, aumentando o risco de erros e omissões. O ePlan oferece um checklist legal embutido para cada tipo de documento. Isso evita falhas técnicas e traz robustez jurídica tanto para o gestor quanto para o servidor que assina a documentação.

Facilidade na redação técnica com Inteligência Artificial
Um dos grandes gargalos para as equipes públicas é justificar formalmente cada escolha e risco mapeado. A ferramenta resolve isso disponibilizando uma biblioteca de modelos personalizáveis e um assistente de inteligência artificial que auxilia na redação das justificativas. O servidor precisa apenas revisar e refinar o conteúdo gerado.

Redução de processos impugnados e auditorias
Documentos incompletos ou mal elaborados costumam atrair questionamentos de órgãos como o Ministério Público e o Tribunal de Contas. Ao garantir que todas as exigências legais sejam seguidas à risca, a prefeitura reduz significativamente a chance de ter licitações travadas ou sofrer apontamentos dos órgãos de controle.

Visão clara e integrada de todo o planejamento
Em vez de preencher e monitorar documentos isolados, o gestor consegue acompanhar visualmente em qual fase da Lei nº 14.133/2021 o processo está. O sistema aponta a etapa atual, o próximo passo e os prazos vigentes, adaptando- -se tanto a estruturas administrativas pequenas quanto mais robustas.

Fortalecimento da transparência pública
Ao simplificar a estruturação das compras e facilitar a integração das informações, o sistema ajuda a manter a transparência das contratações públicas para a população por meio de portais municipais e do Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).